档案数字化的目的和意义 档案数字化的流程与要求介绍

一、档案数字化的目的和意义

档案数字化是将纸质档案或其他形式的信息资料通过数字技术手段进行处理和转化，使其具备数字化存储、检索、利用等功能的过程。那么你知道档案数字化的目的和意义吗？

1、目的

上海花千坊档案数字化的主要目的是提高档案的管理效率和服务水平。数字化档案能够方便快捷地进行存储、检索和利用，为档案工作提供更加精准、高效的支持。

2、意义

上海花千坊（1）档案数字化意义在于可以更好的保存历史资料。以前的保存手段和技术是有限的，这使历史档案可能出现不同程度的破坏，非常可惜。但现在科技发展，档案数字化手段就避免了类似的情况发生。通过扫描、摄影等技术可以对档案进行更好的保护。

（2）档案数字化意义是提高工作效率，方便了档案的管理。档案记载着不同时期不同种类的知识，所以整理工作是很繁琐重复的，而数字化管理有事半功倍的效果，足不出户，在电脑面前就可以完成档案的察借阅工作。

（3）档案数字化还为档案的编研工作提供了数据支持，从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作，进一步开发档案资源，文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。

二、档案数字化的流程与要求介绍

上海花千坊档案数字化流程主要包括档案出库、数字化前处理、数据库建立、档案扫描或信息采集、图像处理或音视频处理、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案入库。

1、档案出库

档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

上海花千坊纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

2、数字化前处理

（1）纸质档案

纸质档案数字化前处理包括确定扫描页、编制页号、目录数据准备、拆除装订、技术修复等内容。

（2）录音录像档案

上海花千坊录音录像档案数字化前处理包括确定信息采集范围、档案检查及清洗、修复工作。

3、目录数据库建立

上海花千坊应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。

上海花千坊数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。

可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。

4、档案扫描或信息采集

（1）纸质档案扫描

档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

在命名方面，应以档号为基础对数字图像命名，命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。建议将用于长期保存的数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。用于提供利用的数字图像可存储为多页文件，采用该档案的档号对图像命名。

如档号为Z109-WS·2021-Y-BGS-0017的纸质文书档案有3页，其用于长期保存的数字图像计算机文件名分别为：

上海花千坊Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N001.jpg

上海花千坊Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N002.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N003.jpg

提供利用的数字图像计算机文件名为：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017.ofd

应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。

上海花千坊（2）录音录像档案信息采集

应根据档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的信息采集设备，进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证采集后的数字音视频信息清晰、完整、不失真，声音和画面效果最接近档案原貌。应按有关规定对从库房调用的录音录像档案进行温湿度平衡调整后方可进行信息采集。

5、图像处理或音视频处理

（1）图像处理

上海花千坊纸质档案数字复制件图像处理主要包括图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等。

（2）音视频处理

录音录像档案复制件的音视频处理主要包括切分、剪切、转换、降噪等。

6、数据挂接

数据挂接就是通过每件档案数字复制件文件名、计算机文件名与目录数据库中该件档案的档号一致性和唯一性，建立起目录数据库与图像文件或音视频文件的一一对应关系。数据挂接可通过数字化软件批量、快速自动完成。同时应在软件中通过档号等形式建立图像文件或者音视频文件与档案原件的关联。

7、数字化成果验收与移交

档案数字化完成后，档案部门应组织数字化成果验收组对档案数字化成果进行验收。验收采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式进行。

（1）验收内容

档案数字化成果验收对象包括数字图像或音视频文件、档案目录数据、元数据、数字化工作文件、存储载体等。

（2）验收指标

能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。

纸质档案数字化验收中，对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。检验比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率不低于95%。

录音录像档案数字化应对每个音视频文件进行验收，对前部、中部、后部进行分段播放，播放时长之和应不低于该音视频文件时长的10%。应对数字化成果进行抽检验收，被抽检的音视频文件须完整播放，抽检的音视频文件的个数及持续时间总和均不应低于该批次的音视频文件的5%。对于目录数据与其音视频文件对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。

8、档案归还入库

上海花千坊纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。

上海花千坊分别按照纸质档案和录音录像档案入库相关要求，对完成数字化处理的档案原件进行处理和清点，并履行档案入库手续。